Du "personal computing " au "groupware"

Marquée par l'annonce de quelques produits commerciaux et par la session 88 du Forum Symbole, la maturation de l'informatique de groupe ou "groupware" commence à déboucher sur un véritable marché. On en attend un travail collectif de plus en plus efficace et la fin de la "réuniront". Mais de quoi s'agit-il au juste, et faut-il s'équiper d'urgence ?

Une salle spécialement aménagée, une demi-douzaine de micro-ordinateurs connectés, un grand écran où s'ordonnent peu à peu les idées et la volonté des participants... c'est ce à quoi ressemble aujourd'hui un système de "groupware". Un matériel aujourd'hui bien rodé, mais des logiciels encore jeunes et même rudimentaires, et des utilisateurs qui tâtonnent dans une nouvelle forme d'informatique qui sort à peine des laboratoires.

Les idées de base, pourtant, ne sont pas jeunes, et Robert Johansen, introduisant le Seybold Executive Forum à la fin de l'année dernière, a pu rappeler qu'il y travaille depuis vingt ans.

Le groupware, c'est "l'apport potentiel des technologies de l'information au travail en commun de plusieurs personnes". Le père fondateur est Doug Engelbart, avec le concept d' "Augmented Knowledge Workshop" créé au Stanford Research Institute. Autre grand précurseur, le français Jacques Vallée. Mais il a fallu attendre 1985 pour que le technologie devienne utilisable... et que le management accorde une importance suffisante au travail en groupe.

Colab, le grand précurseur

Le véritable berceau u groupware, c'est le PARC (Palo Alto Research Center) de Xerox, où naquit l'ambitieux projet Colab. au début des années 80, Mark Stefik constate que "la bureautique ne nous est d'aucune aide quand nous sommes hors de nos bureaux" et se lance donc, en collaboration avec un psychologue et un anthropologue, dans la définition d'une "salle Colab", qui serait l'environnement de la conférence physique, avec un logiciel qui serait l'équivalent de la conférence intellectuelle. On pourrait parler de "conférence assistée par ordinateur", si le sigle CAO était encore disponible. en fait, la salle de conférence du feuilleton Star Trek a directement inspiré les chercheurs de Xerox. Une table en U accueille une série de postes informatisés (micro-ordinateur, écran multi-fenêtre, clavier-souris), devant un grand écran ou tableau de "dispatching" qui affiche une partie des écrans individuels.

Trois phases de travail en Cognoter, un des modules de Colab. D'abord le brainstorming. Puis la mise en ordre. Enfin le regroupement dans des fenêtres et l'attribution de noms aux différents groupes. (D'après Stefik et al. dans le livre d'Irène Greif);

Le logiciel permet une élaboration progressive de la décision, une construction progressive du sujet, bref une convergence des participants dans un espace qui se structure et se détermine progressivement. On commande par un "brainstorming" informel pour mettre peu à peu en valeur certaines idées, évaluer et hiérarchiser les "items" etc..

Elargissant les lieux de "conférence", les outils de Colab se sont étendus à des lieux classiques de discussion comme la cafétéria : l'échange impromptu d'idées bénéficie du sufpport d'un panneau tactile dont les données peuvent être récupérées sur le poste de travail habituel. Par ailleurs, la connexion à un serveur de données met à disposition de la conférence les informations générales disponibles dans l'entreprise. A la fin de la réunion, le système devient la "mémoire collective" du groupe.

Colab n'et pas destiné à la commercialisation : Xerox l'a fait pour son usage interne. Espérons qu'il inspirera des entrepreneurs et que des produits seront disponibles dans un avenir par trop lointain. Pour l'instant, il faut se contenter de systèmes assez simplistes, mais qui peuvent au moins stimuler les imaginations.

Autre expérimentation menée à grande échelle, mais dans le milieu assez spécifique du MIT, fortement équipé en bureautique, Information Lens. Un nom qui exprime bien son rôle principal : aider à s'y retrouver dans la masse d'information "publique" circulant dedans l'énorme réseau du MIT, alimenté en permanence par des messages ou des informations que chacun peut envoyer "à la cantonade" ; un peu l'équivalent de tableaux d'affichage que l'on peut trouer dans les couloirs des entreprises ou des universités. Pour Thomas Malone, professeur au MIT, c'est l'emploi de systèmes semi-structurés qui est la clé du succès : garder la souplesse bureautique de manipulation de messages non-structurés tout en état capable chaque fois que c'est nécessaire, d'extraire les éléments de structure significatifs. Un successeur d'Information Lens, baptisé Object Lens, est actuellement à l'étude.

Chez Procter et Gamble, des postes de travail puissants (une centaine à la fin de 1988) ont été spécialement construits, ressemblant d'ailleurs beaucoup à des stations Xerox. Ils sont reliés en réseau local ; des bases de données spécifiques, implantées sur des serveurs reliés au réseau, sont en interdépendance avec les bases de données centrales, qui alimentée périodiquement les serveurs locaux. Le site central IBM est "le réceptacle de la vérité", mais n'est pas utilisé n temps réel.

La démarche est ici pragmatique : tester une solution en réel plutôt que se lancer dans une étude préalable. Les premiers résultats sont très positifs. Parmi les autres réalisations expérimentales, on cite souvent le POD d'ICL. C'est une salle d'aide à la prise de décision en groupe, dont la forme circulaire permet la projection sur 360 degrés. En France, la mairie de Saint-Germain-en-Laye s'est dotée d'une salle pour le conseil municipal, fortement équipée d'ouils électroniques, mais plutôt audiovisuels qu'informatiques à proprement parler (LMI du 8/6/87).

La floraison des produits commerciaux

Le marché américain commence à voir apparaître nombre de produits commerciaux, c'est à dire en pratique de progiciels venant surtout compléter des messageseries et autres systèmes bureautiques partagés.

The Coordinator, d'Action Technology, est utilisé apr quelque 150 personnes chez Discovery Channel. Il ajoute à une messagerie électronique des fonctions d'aide à la gestion et à la préparation des renions. Il oblige les participants à structurer et à préciser leurs remarques ("conversational structuring"). Preuve du succès :le taux d'occupation des salles de réunion est descendu de 65% à 30%. Les utilisateur se plaignent de l'ergonomie du produit, mais ne version 2 va sortir, avec une meilleure interface pour les utilisateurs.

"Le chauffeur", de Meeting Technologies, est une aide aux renions face à face avec un facilitateur. Tous les participants sont dans une même salle et le système se substitue au classique tableau papier. Le facilitateur enregistre directement sur clavier les remarques du groupe.

A intervalles réguliers, les participants peuvent voir sur grand écran où ils en sont de leurs réflexions. A la fin, chaque participant peut repartir avec un compte-rendu détaillé, les notes de la réunion et les différents scénarios qui ont été étudiés. Matériel : trois Macinsosh reliés entre eux et à un grand écran, imprimante à laser, logiciel spécifique.

Notes, proposé par Lots, est actuellement testé dans 25 grandes entreprises américaines. Premier bénéfice obtenu : réduction de la durée et du nombre des réunions.

For Comment, de Bröderbund, est une sort d'hypertexte pour travailler à plusieurs sur un texte, permettant notamment d'annoter, sans le modifier, le texte lui-me me. Le produit est disponible, sur PC seulement, depuis 1987. Context (Context Corp) a des fonctions comparables

Life (Linked Information Environment) de Motorola, est une famille de produits logiciels sous Unix, basée sur des échanges de données formatés.

Syzygy (Information Research) est un logiciel disponible sur PC et depuis peu sur Macintosh, offrant principalement ne base de données collective a groupe de travail, plus diverses fonctions bureautique.

Autres outils actuellement disponibles : Caucus (Metsystmes Design Group), Higgins (Conetics Systems), Office Workds (Data Access Group), Perfect Timing (Imagine Software), Supersync (Swix Tech),, WordPerfect Office (WordPerfect Corp).

La France n'est pas totalement en dehors du courant. Périclès (LMI du 29/2/88), proposé par TDI, est n système de sondage immédiat d'un auditoire, poru stimuler et orienter l'évolution d'un débat en fonction des réponses fournies. Les moyens nécessaires sont modestes : un Atari 1040 (un portage sur Macintosh serait en cours) auquel peuvent se connecter jusqu'à un millier de boitiers à 16 touches mis à la disposition de chaque participant. Un Barco projette les différents questionnaires à choix multiples ("Etes-vous pour ou contre ? 1-Oui. 2-Non. 3-Bof) et une synthèse des résultats sous forme d'histogramme. Le panachage o le croisemnet des réponses est possible ("Les hommes disent oui à 45%, les femmes à 74%). On peut évidemment imprimer le tôt, pour que chaque participant puisse repartir avec un document reflétant les déroulement du débat. Outre les questions programmées, on peut poser des questions ouvertes et changer les choix au dernier moment selon l'évolution de la discussion. Ce produit ne se vend pas, mais son utilisation se lote.

Exploitant les possibilités du minitel français, Participe Présent est un produit de conférence télématique adapté à l'Hexagone par la société Double Hélice Il vient compléter une messagerie pour en faire n outil de débat, mêlant banque de données de de références. Cet outil a fait ses premières armes lors de la catastrophe de Three Miles Island, en 1979, pour un groupe de travail réunissant les compagnies productrices d'électricité. Il est aussi utilisé chez DEC pour la négociation sur les grilles de salaires. Toshiba emploie emploie en debugging L'université de Paris-Dauphine l'utilise également.

Le produit a trois grandes fonctions : correspondance (privée ou non, temps réel, différé), conférence, coordination. Tel message en envoyé pourra être modifié par un destinataire pour l'enrichir. Le système pet organiser n vote et procéder à son analyse statistique. Le congrès global pet se décomposer en plusieurs sous-congrès.

Révolution ou "couche logicielle" supplémentaire ?

Prophètes et gurus peuvent à bon droit parler de révoltions. L'on sort de l'informatique de masse assis bien que de l'ordinateur individuel pore travailler en groupe. un groupe, on l'a vu, qui pet aller de la demi-douzaine aux communautés les plus vases, matériellement regroupées ou au contraire dispersées sur réseau géographique ment étendu.

On peut tout aussi bien considérer qu'il ne s'agit que d'un développement naturel de l'informatique et de la bureautique : des fonctions de travail collectif venant étoffer des outils classiques comme le traitement de texte, les outils documentaires,les bases de données, la messagerie.

En fait, la première conclusion des nombreuses expériences dont assez peu ont eu lieu en environnement réel, c'est que les outils sont encore trop rudimentaires pour répondre vraiment aux besoins. Fred Bonner (Discovery Channel) parle d' "oversell" et "underdelivery"), en clair, trop de promesses trop peu de vrais produits. Pour Louis Naugès, "Il manque encore LE produit qui servira de catalyseur à une demande qui est potentiellement très forte. La premier éditeur de logiciel qui saura mettre sur le marché le 1-2-3 du monde PC sera la prochaine success-story de l'industrie informatique". Il ya même quelques ennemis du groupware : "Dites plutôt fascistware" disent certains, qui se méfient des facilités de flicage réciproque et collectif offertes par ces nouveaux outils !

Les chercheurs notent que la porte reste grande ouverte à la créativité. Aux ergonomes qui ont travaillé sur les postes individuels peuvent venir se joindre psychologues et sociologues, voire même ethnologues... et l'on pourrait également faire appel aux mathématiciens et autres spécialités de l'algorithmique. Un exemple simple : les techniques de classement. Comment les appliquer au travail collectif assisté par ordinateur ? Existe-t-il ne méthode meilleure que les âtres ? Appliqué aux thèmes comme aux participants, le classement permet de vérifier que l'on n'a rien oublié, ni personne. Ou encore, comment travailler sur des "formes" au lieu de travailler sur les arborescences d'un thé saurs ? La réflexion sur les processus associatifs conduit à de nouveaux concepts comme les "métadocuments", etc. L'IA commence aussi à apporter le concours de ses inférences et de ses objets de haut niveau. Et gageons que les systémiciens, qui d'ailleurs ont été les premiers en France à s'intéresseer aux messageries prendront part à la fête.

Quant aux analystes économiques, ils commencent à chiffrer le marché. Selon IDC, 23% des produits logiciels vendus en 1992 seront du groupware sur réseau local, et le marché mondial s'élèverait de 24 millions de dollars en 1988 à 218 millions en 1992. A chacun son "information liens".

Pierre Berger
avec la collaboration de Louais Nuages (PDG de Bureautique SA) et de Romain Fontaine (Bastonnades).

BIBLIOGRAPHIE

-Irene Grief (edited by) : Computer Supported Cooperative Work. Morgan Kafman, San Mateo, California 1988.
- Robert Johansen : Groupware. Freepress, division de McMillan New York 1988
- Jane Morrille Tazelaar et al. : Groupware (Byte, 12/88)
- Patricia Seybold Computing Group. 1988 Seybold Executive Forum Proceedings. Seybold 1988.
- Patricia Seybold (an interview of) : Work Group computing supports people, not applications. Computerworld, 14/3/88