Club de l'Hypermonde
Séance du 1/2/94.
Le "Premier congrès international
du bureau moderne"
Paris, du 23 au 30 juin 1910
Présidence de M. François, vice-président de la Chambre syndicale de Mécanographie, assisté de M. Guébin, représentant M. Bellan, président du conseil municipal, et de M. Roussel, chef de bureau de la Préfecture de la Seine.
... le but poursuivi (par ce congrès) était un but d'intérêt général, que c'était davantage même, puisque c'était en quelque sorte le relèvemnet du commerce français, aussi bien à l'intérieur que sur les mâchés étrangers...
... de la tendance actuelle de notre commerce vers une activité toujours plus grande et de son désir de transformer ses vieilles et routinières méthodes de travail. Il reconnaît, lui profane, de quelle énorme importance sont les gains de temps réalisés par l'emploi des machines de bureau.
... la résistance de la routine, la défiance des vieux commerçants accoutumés à des usages traditionnels, l'inertie volontaire et l'acharnement des vieux comptables se refusant par intérêt, par incapacité, par orgueil professionnel mal entendu, à toute innovation et à tout essai quelque modestement qu'il soit tenté.
La Chambre syndicale de mécanographie a pour membres tous les commerçants ou directeurs d'entreprise qui mettent à la disposition du public les meubles et les machines utiles à la pratique des nouvelles méthodes de travail de bureau.
La fiche ou carte, dont l'emploi dans nos administrations françaises date de près d'un siècle, est aujourd'hui répandue à profusion dans tous les milieux où l'on s'occupe de lettres, de science, de commerce, d'industrie ou de finance; ...
... après être restée pendant bien longtemps enfermée dans le cercle très restreint des bibliothèques, des laboratoires...
...la petite fiche traversa les mers et débarqua un jour dans ce pays nouveau où tout était en travail, où chacun rivalisait d'efforts pour construire, organiser et s'enrichir, et où notre héroïne trouva immédiatement à s'employer...
Elle put enfin revoir la France. Ses soeurs ne la reconnurent pas immédiatement, car elle était un peu changée, et puis son parler n'était pas le même, elle revenait avec un accent étranger.
La fiche est indispensable partout où l'on doit constituer un travail dont les éléments ne sont point immuables.
... la personne chargée d'organiser un travail sur fiches ou de le tenir à jour, doit être constamment en garde contre les erreurs d'inscription ou de classement qu'elle risque de commettre. Elle devra posséder les qualités d'ordre et de méthode qui sont nécessaires pour un travail de ce genre.
...
La ficher rend aussi de grands services dans la famille pour établir la liste des personnes avec qui on est en relations. ... On eut classer au jour de réception de ses amis, le double jeu de fiches que l'on aura établi pour cet usage, ce qui permettra instantanément de savoir quels sont ceux que l'on doit visiter au jour dit, et, si l'on n'a pas eu le temps de faire sa liste avant de partir, de consulter le paquet de fiches que l'on aura emporté pour faire en route son itinéraire.
Je ne puis m'étendre longuement sur tout le parti que la maîtresse de maison peut en tirer pour se rappeler au moment voulu des obligations mondaines auxquelles elle est astreinte, et cela sans fatigue ni préoccupation d'esprit.
On est souvent tenté dans une usine, surtout quand on a des menuisiers sous la main, de faire confectionner ses tiroirs de fiches et d'adopter les dimensions qui semblent les plus pratiques. On en arrive ainsi a avoir un ensemble hétéroclite, encombrant. Pour avoir un ensemble pratique, il ne faut pas hésiter à s'outiller, à acheter des meubles convenables et à adopter les dimensions normales.
Ces méthodes que j'ai décrites en détail d'une façon très résumée, ont pour fondement l'idée d'une seule place. C'est à dire la correspondance courante d'un seul client, mise ensemble avec leurs réponses, par ordre de date et la dernière au-dessus, doivent être trouvées dans son propre dossier.
Les dispositifs actuellement dans le commerce sont assez perfectionnés et assez variés pour se prêter aux exigences les plus diverses. Médecins, avocats, architectes, rentiers, capitalistes, peuvent en tirer un aussi bon parti que l'industriel ou le négociant.
Et peut--être assisterons-nous à ce phénomène intéressant: le goût de la comptabilité se répandant grâce aux feuillets mobiles, comme le kodak a jadis initié les masses à la photographie?
Il a fallu des efforts inouïs et infatigables pour convaincre le public de l'utilité de la machine à calculer.
Comme il a fallu à la machine à écrire plus de trente ans pour imposer son utilité et devenir en outre d'usage courant, il faut que petit à petit le public se rende compte des avantages qu'il peut tirer de l'emploi de la machine à calculer qui, dans ces dernières années, et cependant devenue d'un usage plus fréquent.
Les machines à calculer répondent en effet de la manière la plus parfaite aux exigences impérieuses des calculs industriels, commerciaux et financiers, calculs devenus considérables par l'intensité des transactions modernes.
Sur tous les terrains de l'activité humaine, le succès a à qui a trouvé le moyen de faire vite, tout en faisant mieux. De nouveaux outils correspondant aux nouvelles nécessités, ont vaincu partout la vieille routine des retardataires, et assuré la prospérité des entreprises par des hommes "marchant avec leur temps".
Avoir beaucoup de collaborateurs dans une affaire est évidemment bien. En obtenir un bon rendement est infiniment mieux.
La machine à calculer vous permet précisément d'élever, dans des proportions insoupçonnables, le rendement de vos employés préposés aux calculs de toute sorte, en leur épargnant tout effort mental. En leur faisant gagner, en moyenne, deux tiers du temps nécessaire à leurs opérations par les méthodes ordinaires, en rendant inutile par l'infaillibilité rigoureuse de don fonctionnement, tout recommencement et toute recherche d'erreur.
...
En dehors des opérations courantes, comme additions, soustractions, multiplications et divisions, les machines à calculer se prêtent à tous travaux de statistiques, conversion de monnaies étrangères, extractions de racines. Ce sont ces travaux, justement, qui imposent la plus grande fatigue à la personne qui en est chargée. Tous, Mesdames et Messieurs, vous avez déjà vu l'employé dont l'occupation unique consiste à faire des calculs. A force d'habitude, il devient un calculateur remarquable, mieux même, il devient une machine. Son cerveau se développe exclusivement en ce sens; il est absorbé par les chiffres; ses services ne sont bons que pour ce genre de travail, car l'esprit n'a pas la liberté de se développer d'une manière générale et large. Tandis qu'en faisant faire tous ces travaux qui sont extrêmement fatigants par une machine, l'homme n'ayant qu'à inscrire les nombres, son esprit demeure libre et capable d'agir par ailleurs. Il aura le temps de penser à autre chose et le jour où une autre situation lui imposera de ne plus se vouer exclusivement au calcul, il trouvera la possibilité de pouvoir la remplir.
La concurrence étant plus acharnée que jamais, le commerce d'aujourd'hui exige de la part de l'homme qui veut réussir, qu'il regarde autour de lui, qu'il soit alerte, et qu'il divise les moyens qui lui permettront de devancer ses concurrents. Ces moyens peuvent être ou des innovations en matière de vente, soit la façon originale de présenter la marchandise, soit une méthode particulière pour atteindre la clientèle; ou encore de qualités de rapidité dans l'exécution des commandes, ou des soins tout spéciaux apportés à leur exécution.
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Il est donc de première nécessité pour un commerçant de surveiller le chiffre de ses frais généraux, de s'efforcer de se limiter par tous les moyens possibles et même de les réduire chaque fois qu'il le peut. Mais il doit éviter avec soin que le rendement d'un service quelconque ait à en souffrir.
Le meilleur moyen d'obtenir une réduction de ces frais, c'est de perfectionner l'organisation du travail de bureau ...
...
Les avantages de la machine à calculer peuvent donc se résumer en ceci:
Pour l'employé: fatigue moindre et sûreté dans son travail.
Pour le patron: sûreté dans les résultats comptables de son entreprise et diminution des frais généraux.
(
(introduction)
M. Haendelrappelle volontiers à ses amis ses débuts difficiles dans la machine à écrire, il est fier d'avoir vécu les temps difficiles de la période héroïque où i y avait quelque mérite à placer ces appareils inconnus, vis-à-vis des quels employeurs et employés professaient une égale méfiance, les uns parce qu'ils trouvaient cet instrument trop cher, les autres parce qu'ils y voyaient à tort ou à raison la suppression prochaine de leur emploi et de leur gagne-pain.
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On a trop ressassé à ce sujet les vieilles critiques tendant à diminuer les qualités françaises, pour rehausser les qualités saxonnes.
... tous les matériaux, tous l'outillage du bureau, toutes les méthodes de classement nouvelles, ont eu pour point de départ l'expansion de la transcription mécanique des correspondances de commerce. Il fallait à un machine chère un local approprié, il lui fallait des bureaux d'une forme et d'un style nouveaux; il lui fallait la clarté, des méthodes de classement différentes, des sièges adaptés.
Et lorsque... la correspondance prit une nouvelle voie en devenant une correspondance de sollicitation au lieu de rester exclusivement, comme au temps de la Voile, une correspondance de confirmation; et que la femme fut appelée comme ouvrière de la machine: la révolution s'accentua et le bureau de commerce devint et dut devenir encore davantage, un salon où l'on travaille agréablement, confortablement, sans hâte et sans effort perdu.
...
Je ne ferai que souligner, en passant, les transformations morales que la machine à écrire a également introduites dans les bureaux par la collaboration de la femme comme sténographe.
Cette collaboration provient de ce que la correspondance a demandé pour son exécution une passivité déplaisante à l'hommee. C'est du moins la raison invoquée par les employeurs; mais tout au fond d'eux-mêmes, peut-être trouverions-nous que le vrai facteur de cette innovation a été l'économie du salaire.
...
Beaucoup de commerçants hésitent à adopter la machine à écrire, parce que les échantillons qu'ils ont sous les yeux ne sont pas une recommandation à leur emploi. ... S'il en était besoin, je me bornerais à vous recommander l'examen de plusieurs lettres dactylographiées: il n'y en aura pas une où il n'y ait pas d'erreur de texte, de ponctuation, où il n'y ait pas de corrections, de surcharges, où le texte soit bien disposé, soit bien détaillé, où les caractères soient bien alignés, et cependant tout cela peut être obtenu avec une machine quelconque.
Voyons le directeur.
Le style dactylographique est bien inférieur au style manuscrit. J'ai eu l'occasion, pour bien m'en convaincre, de rechercher, il y a quelques années, de vieilles correspondances commerciales dans une très vieille maison. J'ai exhumé d'anciennes lettres et j'ai été surpris du plaisir que j'ai éprouvé à suive la phrase claire, bien détachée, pleine d'onction et d'aménité. A ces époques, l'écrivain recherchait beaucoup l'effet dans la présentation de ses offres. Aujourd'hui, on fait bâcler une lettre comme un billet à son cordonnier. En perdant l'habitude d'écrire, on n'a pas acquis celle de bien parler, de s'exprimer clairement, avec courtoisie.
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Messieurs les vendeurs de la machine à écrire, chefs ou employés représentants, vous êtes seuls responsables de l'infériorité de production des machines à écrire. Coalisez-vous pour remédier à cet état de choses. Vous vendez des machines bien construites, rapides, douces; vous n'enseigner à l'opérateur ni comment il doit bien s'en servir; à l'employer ni commente il doit bien l'utiliser.
...
Ne négligez pas ce facteur indirect: si le papier chimique n'avait pas existé, la machine à écrire ne se serait pas développée. Le classeur vertical est dans le même rapport aujourd'hui vis-à-vis de son association avec la machine à écrire, que le papier chimique autrefois".
... La caisse enregistreuse et payeuse système Janik, que l'on a pu voir fonctionner à l'entrée du congrès, non seulement réélise toutes les opérations de la caisse enregistreuse ordinaire, mais, en outre, elle calcule la différence entre la somme remise et la somme à payer, et par un simple tour de manivelle, rend en monnaies diverses la somme résultant de cette différence.
... Je sais bien que l'on n'a pas encore inventé la machine à contrôler les consciences humaines et que certainement on ne l'inventera jamais, mais si cela est impossible, reconnaissons du moins que de remarquables progrès ont été faits dans tous les ordres de contrôles: production, consommation ou caisse, pour permettre à l'industriel aussi bien qu'au négociant et au commerçant une sécurité à peu près parfaite dans le bon fonctionnement de l'affaire qu'il dirige.
... C'est dans cette voie des garanties équivalentes qu'il convient le mieux, pour le moment, de rechercher et de trouver la conciliation du progrès qui attire et d'une législation qui retient, en attendant que le législateur de demain soit capable de reconnaître que la comptabilité, prise en elle-même, n'est qu'un simple répertoire, savamment ordonné, d'opérations commerciales, et que ce répertoire doit pouvoir être librement tenu selon sa forme la plus facile, puisque la réalité matérielle de tout ce que cette comptabilité constate réside essentiellement dans les factures, quittances, pièces, lettre et documents originaux qui, seuls, constituent la réelle substance de preuve et de vérité.
Ne conservez pas trop de dossiers; les vieux papiers, vous le savez, sont des nids à microbes, par conséquent très dangereux.
...Dans ce bureau moderne, pouvez-vous impunément travailler douze, quatorze ou même quinze heures? Non, et si aucune loi ne règle la durée du travail, il ne faut cependant pas oublier que vos forces ont des limites, et qu'à dépasser la somme de travail dont on est capable, on en arrive au surmenage.
N'exigez donc pas de votre personne, de vous-mêmes, plus de dix heures de travail.
La séance est levée à dix heures et l'on passe dans la salle d'exposition où un concert a été organisé pour terminer joyeusement le premier congrès international du bureau moderne.
Plus de quarante exposants avaient compris l'intérêt...
M. Acker, qui exposait ses intéressantes reliures à feuillets mobiles et, dans le même ordre d'idées, MM. Borgeaud, et Fouqueray, ainsi que MM. Veuve Gérault et fils, Paul Ketterer, Morin, Rousseau, Sieber et Trussel. Chacun de ces exposants nous montrait des modèles susceptibles de satisfaire les plus exigeants et s'efforçait de rivaliser pour les qualités de commodité et de sûreté qu'ils donnaient à leurs produits.
Les presses à copier étaient présentées avec leurs derniers perfectionnements par la maison: Henri Antoine, exclusivement.
Les machines duplicatrices, toujours plus pratiques et plus nombreuses en raison de leur utilité croissante, nous étaient offertes sous divers modèles, par les maisons: Sidney Hébert, Roux, Rubsam, Delpy.
Les machines à écrire, toutes plus pratiques et plus perfectionnées les unes que les autres, se voyaient dans les stands de MM. Desché frères et Cie (Machine Empire), Compagnie Ellam (Machine Sun), Etablissements Sidney Hébert (Machine Monarch), Roux (Machines Idéal et Gloria), Smith Premier, qui présentait son dernier modèle pour lequel le Grand prix de l'exposition de Bruxelles lui avait été décerné; la Cie Real (Machine Royal), Josse et Ziégler (Machine Hammond).
Au stand de l'Edison Phonograph Commercial, on nous présentait la machine parlante pour correspondance et, dans le même ordre d'idées, nous trouvions le "Parlograph" au stand de M. Rubsam, ainsi que le Dictaphone, dont le concessionnaire pour la France est M. Durand.
MM. Chouanard, Borgeaud, Galante, Jacobi-Belmont, et la Compagnie Standard, avaient exposé les meubles les plus confortables, les plus pratiques et les plus élégants qu'il nous ait été donné de voir.
M. François montrait l'Adressograph et, dans le même ordre d'idées, MM. Klein frères la machine "Success".
Les fournitures de bureau: fiches, enveloppe-pochette, porte-mine, crayons, etc., etc., setrouvaient dans les diversstands de MM. Brun, Dondaine, Mollart, Morin, Schrroedter.
La partie imprimerie était représentée apr MM. Chatelain et Pelletier et Cie.; la partie hygiène par la maison Plan et Cie, qui exposait ses ventilateurs, la maison Leune ses crachoirs; Baumann ses stores; la maison Lacoste et Cie ses aspirators.
L'Ecole Page Davis avait un stand consacré à la publicité, et, enfin, tout le monde put voir installée au contrôle ma merveilleuse Caisse contrôleuse et payante, système Janik.
Sans être aussi fréquentes que celles que l'on voit en Angleterreet en Amérique, il serait de toute nécessité qu'une fois l'an, au moins, soient soumis au public les eforts accomplis quotidiennement pour faciliter le travail de bureau.
Observations
Les technologies
- fiches
- machine à écrire
- machine à calculer
- machines à contrôler
Des machines dans une perspective stratégique
- le commerce plus que la comptabilité
- le succès va à qui a trouvé le moyen de faire vite, tout en faisant mieux
- transformer les méthodes, pas l'organisation
- déjà la pression anglo-saxonne
- rentabilisation par les économies de personnel (accroissement de rendement)
- quelques appels à la "méthode"
- rêves sur le confort du travail, la féminisation, l'allègement par rapport à la routine
Les promoteurs
- Quarante exposants
- Un syndicat professionnel: la Chambre syndicale de la mécanographie
- Un organe de presse et d'édition: Ravisse
- Une revue "Mon Bureau"
Les interrogations
- sur la rentabilité: les machines coûtent cher
- sur la qualité (du style)
- sur la légalité (feuillets mobiles)
- sur l'emploi