@DOMAINE:BOITE A IDEES

@ST TOURNE:ORGANISATION

@T RUB2:N'oublions pas le papier !

@TEXTE:En attendant la disparition du papier, pourquoi l'informaticien ne s'en ferait-il pas un allié dans sa construction de systèmes d'information efficace? C'est le pari de SVS International, et de son directeur général Olivier Benoit, qui en ont fait la spécialité de leur entreprise de conseils et de réalisateurs.

L'attention portée à ce modeste support n'empêche pas la hardiesse des concepts: la méthode maison s'intitule "Langage commun de l'information" (LCI). Il s'agit de mettre en correspondance forte les dossiers papier et les dossiers informatiques. En commençant par les aspects les plus visuels: un même jeu de couleurs à l'écran et sur les onglets des dossiers (voir photo). Et en continuant par un sérieux "nettoyage" des archives papier, associé à la constitution des dossiers informatiques.

Informaticiens plus qu'organisateurs de formation, les animateurs de l'entreprise n'ont pas reculé devant la création d'outils informatiques propriétaires (baptisés New Partner et E.Guide). Ecrits en Visual Basic et Access, ils servent de surcouche aux outils bureautiques classiques (Word, Excel et Access pour l'essentiel).

Mais la pratique et la mise en oeuvre d'un tel projet comptent autant et plus que les outils. Le plus difficile, c'est de mettre tout le monde d'accord sur le langage commun des signes et des couleurs. Cette phase absorbe un quart de l'investissement nécessaire. Reste ensuite à motiver les utilisateurs. Olivier Benoit n'a pas peu des images fortes: "A l'image d'une maternité, nous faisons naître le langage... et nous suscitons l'envie... Ensuite, à l'image d'une maman, nous expliquons, formons en réorganisant l'environnement individuel de chacun". Le paysage du bureau doit générer un environnement de travail qui incite à suivre naturellement les règles communes de fonctionnement. Il s'agit de ré-étiqueter les classeurs, de mettre en cohérence les logiques papier/informatique, de s'adapter à chacun "gentiment mais certaines fois fermement".

Olivier Benoit mériterait de faire école. L'informatique a bien souvent annexé l'organisation, au moins dans la dénomination du département ou de la direction. Mais combien de DIO, DOI ou DSIO trouvent le temps de sortir de leurs architectures techniques et de leurs grilles de salaires informatiques pour s'intéresser vraiment à l'environnement de travail du personnel, papier compris? Il faut dire que rien ne vient les y encourager. Le Sicob a disparu, de même que les formations à l'organisation (sinon au Conservatoire des arts et métiers). Le BPR (Business process reengineering) est venu relancer ce type d'activité, mais avec une brutalité mal adaptée aux entreprises françaises. Considérée souvent comme un peu ringarde, la bonne vielle organisation à la française pourrait utilement reprendre du service. A condition de ne pas oublier les nouvelles technologies, bien sur. @SIGNATURE: P.B.

@LEGENDE:Olivier Benoit: "Une approche globale: papier, informatique, aménagement".

@T ENCA1:LES CLES DE LA REUSSITE

@TEXTE ENCA:

- Passer d'un fonctionnement par diffusion de documents (flux poussé) à la mise à disposition des documents (flux tirés)

- Harmoniser les logiques individuelles de classement, dès la création ou la réception de l'information

- Reconstruire le paysage du bureau

- Agir globalement: papier, informatique, aménagement des bureaux et du "paysage"

- Ne négliger ni la méthode, ni la pédagogie.