Orgware, or variable geometry organization
BERGER Pierre : The rise of orgware. Communication a the "Chancen und grenzen der informations-verarbeitung" Conference, ADV, Vienne, 17-21 mars 1980. English translation begun in 2005, using freely concepts later developped.
Urged to adapt and enrich its structures, corporations and organizations in general tend to transfer their structures and operational design (structures plus programs) into software. Correlatively, they try to de-strudture their material and human resources. This trend calls for the design and implemenation of new tools to design, use and evaluate these new "operating systems" or the corporation, which we call orgware.
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Survival today implies rapid adaptation and, at the same time, structural richness. These two imperatives may seem rather contradicTory.
To adapt ? Reasons are many. Markets change, new products must be offert through new channels ; raw materials and components evolve in their tehnologies ans often their cost... when shortage is not in view. Production methods, financial sources, tax rules... as well as the pressure from staff for a better pay and life conditions... or just the civic duty to create employment. Such a multiplicity in environment change excludes any inerty. Was it even necessary to recall it ?
To become more complex ? That seems less evidently good, since complexity is vew negatively, and everybody asks for simplicity. In fact, one can show, think I (1) that ease of use is heretofore reached only through compleixification of tools and systems. Il is a facet of slope enrichment. And Jacques Mélèse has recently (1970's years) the concept of "human complexity" (2). Besides, is it not an mathematically undodgeable consequence of interaction swarming, in a world where participate more and more men and women, plus myriads of machines, and where everybody demands to be better acknowledges and respect in all the facets of his character ? Nothing simpler than dictature. Nothing more demanding than democracy, where other persons, multiple aims and hence complexity for itself becomes a value. Complexificaiton, indeed, is law of nature, as said Ilya Prigogine "A complex system is in permanent evolution ; its strucdture becomes more and more complex and functional". (3).
Then we see swarming the corporation type, profit or without, functional structures and temporary groups, from task forces and commissions up to projects. See for instance J.L. Le Moigne in his Grenoble lecture (4).
But are not adaptation and complexity in contradiction ? (5) Is not the double demand of modern world condemning the organisational dinosaurs ? Not at all, as is proven by the vitalikty of large global groups (and in particular of IBM at the time we were writing a first version of this text). Information tools growth plays here a major role. In order to understant this phenomenon, but also to give its full potentian, American thinkers have introduced the word "orgware", translate in "matriciel" by J.L. Le Moigne.
On orgware nature
Le Moigne writes : "La culture anglo-saxonne a déjà eu l'intuition de cette approche nouvelle de l'organisation perçue comme n système homme-machine complexe.. elle a proposé le héologique orgware pour rendre compte de cette invention d'intelligence pour adapter en permanence les relations des hommes entre eux partiellement médiatisées par des machines. Je propose de le traduire par le néologique "matriciel" (le matriciel de l'organisation, matériel + logiciel mis en oeuvre pour dessiner à chaque instant les réseaux de l'organisation sociale reconnue comme un système homme-machine complexe".
That is a methodological approch, aiming to forbid henceforth parting technical conception of new computer systems from the work heretofore asked, a posteriori, to human relation specialists. But the "matriciel" may also be taken in its concrete reality, which we can understant by analogy with computer machines : orgware is to the corporation what the operating system is to the computer (7). And the reality of this system is implemented really, and everyday so more, by a "softwarization" (8) of a growing part of corporation structures.
Strucure transfer to software
This transfer begun with the origins of automation (or "computerization". Files and programs translate, even in their most basic form, the data and process structures which characterize the corporation. That become even more evident with applications integration. It demands to acknowledge and implement the relations between "chains", and hence between departments, facilities and functions in the corporation. Information is organized in data bases and program libraries, evermore structdured and documented. In this way, these relatiions are made explicit. Rules, facts ant more generally strucdtures are written as computer software. We know, indeed, that this necessary explicitation of structures and their formerly hidden agendas has been a major brake limiting integration.
This process keeps going in the 1980's with :
- data
dictionary development, programming the corporation vocabulary (if
not its jargon) (9),
- capacity (confidentiality) tables for data
bases accept, defining more and more the rights of individuals to
information,
- construction, with tools integrated to operating
systems, of "catalogs" (10) giving a more and more
methodical representation of the corporation as user of data and
programs,
- text processing and editing, which brings (11), with
lists of clauses ("clausiers"), including letter endings,
stucture of phrases and documents, which materialize (in softwre
form) the procedures of written communication with the corporation
environment, in paricular for orders to providers and dialogue with
the customers ; it is software which supports uses and rules
("heraldics", to use a wording of J.L. Le Moigne (12), of
policies and even style to be used with external bodies.
- the
PABX software may play a still more important role ; it implements
the telecommunications strategy, be it for telephone, telex or data
transmissions ; we can here go far on in detail, with customization
of each wokstation (then, indirectly for each staff membmer) ; and it
may also be used for acces control, flexible working hours, parkings,
corporation resturant... The internal policy of the corporation
becoms, through software, materiallu integrated to the house
furniture.
Besides, data bases, and more globally another set of
applications, describes the internal stuctures of the corporation,
its financial, material and human resourcees :
- technical
production ranges, stock situation (production control)
-
financial and real estates portfolios, banking relations,
- human
resources, ever more fineley described and more stongly modelles,
from the payroll (sometimes, staff assignment, e.g. in transport
corporations), up to forward looking managbement; beyond there, we
could store the organigram itself and, still beyond, use the data to
detect hidden structures below the public ones, histories, potentials
and probable affecdtive relations (13)...
The, software tends to describe, and partly to represent really and actively (PABX case), a larger ane larger share or corporation structures.
Reduced role of non-orgware components
But all thses developments will not reach their full yiels (for the adaptation and complificaion of the organization) if, at the same time, the classical corporation structure bases are note, somehow, disvested of the role. Or these bases are its material and human resources, or to say it the old way, capital and labour.
As for material resources, disinvestment goes on under various
forms :
- machine standards ; adaptability of machines through
automation, process control : here also, sofware supports the
corporation structures description,
- mobile and portable
hardware,
- adaptable and less personal offices, with mobile
partitions and cubicles, plan offices... where easy furniture changes
impact work groups, circuits and dependencies?
- renting more
than buying estates and machines, sub-contracting,
- planned
obsolescence
- every kind of standardization, including quality
assurance.
- physical moves limitation, replaced by information
transmission.
As for human resources, electronics
bring a lot of ideas to reduce the load :
- standardisation of
machines let staff easy to move from a machine to another one
-
training and redeployment
- tele-commuting
- ease of use ;
software plays here an important role : tutorials, on-line help,
error diagnosis and fault tolerance, documentation storing and
managemnet
Let us not underestimate the threats
These developments give some quite legitimate concerns.
Suppleness, efficiency... indeed. But also flaws into which can slide
the smuggler, the spy or the terrorist, but also the interstice where
a staff member finds the bias to divert corporation assets, which the
shareholders use to enslave the labour... up to the moment when
labour itself ant its unions (which are its orgware, somehow) will
find efficient counter-attacks.
More simply, shall we be
able to cope with these unstable universes, cleaned of rigidities
which were constraints but also shields, and bases to construcdt
ourselves ? The mental load, in spite of multiple aids, of
normalisation and ease of use, could grow beyond the human
possibilities and reason. The wide space of freedom is terrifying. We
shall be tempted to close it inside the protecting walls of drugs,
fascims and religious fanatisms.
At least, let us be ready for the adventure. Let us clase partly the vast space with tools and rules to build there efficiently, robustly, sustainably, with consideration for machines as well as for humans. Let us build the organizations of to morrow, where orgware will be the core if not the matrix. Let us, now, sketch the outlines of these new tools.
Orgware design tools
Pour utiliser efficacement cette souplesse, en tirer tout le parti et se protéger de ses dangers, il va falloir développer des outils d'utilisation, de conception, de re-conception, d'implémentation de mise au point, de maintenance et d'évaluation.
Le premier de ces outils, c'set tout simplement une organisation adéquate des matriciels eux-mêmes, de sorte que l'on puisse facilement s'y retrouver. C'est un prolongement de la programmation structurée. Objectif jamais parfaitement atteint, puisque la structuration des organisations est porteuse de politiques de pouvoir en partie contradictoires,e t que la transparence totale n'est donc ni possible ni même souhaitable.
La deuxième est une documentation sur les matriciels implantés réellemnet. Ici encore, parallèle avec les réalisations de l'informatique. On admettra facilement que les documentations actuelles, relatives à la structure des groupes sociaux, ne sotn guère satisfaisantes. Il y a a bien quelques organigrammes, annuaires, status de sociétés, réglements intérieurs, défintionsd e fonctions... mais on n'y accède pas très facilement, et leurs rédactions semblent souvent destinées plutôt à masquer les réalités qu'à les révéler. Une sorte de base de données des matriciels devrait rendre les plus grands services à tous ceux qui y participent. Il faudra prévoir des règles d'accès et de confidentialité, sinon - et à juste tittre- une bonne part des participants et des responsables dissimulera des informations essentielles.
La documentation donnera, pour chaque matriciel (entreprise, établissemnt, groupe de travaiil...) le nom des participants, leur rôle et leurs fonctions, leur implantation dans l'espace, leurs procédures, protocoles et calendriers, leurs objectifs explicites, leurs moyens d'action, matériels et financiers
C'est en quelque sorte un annuaire de l'organisation vue sous l'angle de ses matriciels, mais rendue dynamique, constamment tenu à jour, accessible de manière sélective et selon toutes sortes de critères... en tirant le parti maximal des facilités offertes par les bases de données, qu ne mériteront jamais mieux qu'ici le qualificatif de "relationnel".
Le trooisième est un outil spécifique, plus théorique et normatif que le précédent, de "conception assistée des matriciels". Ils 'agit d'offrir, à tous ceux qui ont à mettre en place ou à faire évoluer des matriciels, un outil puissant pour aller vite et en sécurité.
Le coeur pourrait en être un catalogue des types de matriciels, avec leurs tailles typiques, leurs exigences spatiales, leurs rythmes caractéristiques, leurs avantages et leurs inconvénients, les précautions à prendre, la législation, des exemples et des références, une analyse numérique de la populatino existance des matriciels de ce type (ne serait-ce que du fait des attentions particulières requises par les structures rares), des listes de contrôle (par exemple, le schéma Aircar du jeu scout).
Bien que théorique et général, par rapport aux matriciels qu'il aide à dessiner, cet outil a un caractère concret au niveau de l'environnemnet plus large où il est utilisé (Etat, Humanité à un moment donné...).
Au delà de ce catalogue, l'outil a toute une dynamique : suggestion de procédures, langage de commande, simulatio et scénarios, modules de comptabilité et d'évaluation et, en fin de travail, génration de tous messages et documents nécessaires à la mise en application des décisions prises.
Il va de soi qu'un tel outil comporte un module de realtion avec un eréseau de conférence sur ordinateur, si tant est que la nature même des décisions à prendre exludt la cogitatio solitaire et le diktat d'application !
Developping from existing tools and strucures
Au font, tout cela existe déjà pour une bonne part. Ce que nous décrivons n'est qu'un développement plsu méthodique, appuyé sur les ordinateurs, les réseaux et les bases de données, d'outyils classique de description, de conception, d'évaluation et d'aide à la décision déjà existants, souvent sous forme de papier, parfois dans des versions élaborées à feuillets mobiles par exemple. Ils 'git de les "mobiliser", d'une part, en mettant sous forme électronique une part importante des moyens existants, de manière à les rendre accessibles. Nombre d'entre eux pourraietn rester en l'état, ou du moins sur papier, pourvu qu'ils osient suffisamment accessibles et bien références dans les outils électroniques.
De l'autre, et surtout, et c'est le plus difficile, strucurer les informations et documents existant : normalisation des langages, des syntaxes, des thésaurus, hiérachisation judicieuses, indexations, créatio de liens et de relattions, etc.
L'essentiel est peut-être de construire des germes de systèmes , rapides, efficaces, accessibles à tous, qui donnent accès à et prise sur le réeel comme sur le matériau documentaire.
Au demeurant, l'entreprise ne deviendra jamais un pur matriciel, pas plus que l'ordinateur n'évolue vers un pur logiciel implanté dans un espace indifférncié de matérilel totalement banalisé. Mais on peut aller assez loin... et d'autant plus que bien des raideurs actuelles des logiciels d'ordinateur sont dues aux raideurs des organisations même qui les développent. La marche burera sur des contraintes techniques (matières première, écologie, techniques de productino) et sur des contraintes humaines. Mais ces "problèmes humainsd ne sont peut-être que l'ombre indispensable ànotre existence même, comme humains vivant ensemble, dans ce grand matriciel fondamntal qu'elst la création tout entière.
(références reconstitutée à partir du document de Vienne)
(1) Dynamique des systèmes d'information. Communication prtésentée à Bonn, réunion du groupe Ifip TC 8
(2) L'entreprise à complexité humaine, approches systémtiques des organisations, par Jacqus Mélèse (Hommes et techniques, 1979).
(3) Article de Science et Avenir 7/1966
(4)J.L. Le Moigne : "La bureautique sera-t-elle le prétexte ou l'occaion de nouvelles formes d'organiation sociales", Congrès de bureautique de Grenoble, 1979.
(5) Livre de Dupuy ?
(6) Même que (4) ?
(7)
(8)
(9) MSP software products Eric Hassell? James House, 55 Welford Road) Leicester LE2 7AE Englang. According to a poll among users, data dictionaries will develop rapidly form being currntely passive documentation aides into being TH3 "active" DP control mecanism (Communqiué d'aout 1979)
(10) Documentation CII-Honeywell Bull sur cette catégorie de produits
(11)
(12) Jean-Louis Le MOigne : La théorie du système d'information organisationnel. Informatique et Gesiton, numéros 101 à 104