@SURTITRE:EIS

@TITRE:Chez Bouygues, le développement de l'EIS

relève du contrôle de gestion groupe

@CHAPO:Du résumé sur papier à la présentation en salle audiovisuelle, la direction du contrôle de gestion assure de manière autonome le développement et le fonctionnement du tableau de bord des dirigeants.

@TEXTE:Pour l'EIS comme pour le reste, le groupe Bouygues fait contraster la compétence discrète des hommes avec la majesté de l'outil, qu'il s'agisse de béton ou d'informatique. Thierry Marchand, directeur Contrôle de gestion groupe, assure avec son équipe le développement d'un EIS. Un outil plutôt classique, à base de produits Comshare, mais suffisamment étoffé pour gérer quelque 500 filiales ou entités de gestion réparties en 25 dossiers homogènes. Une intégration plus complète perdrait son sens, du fait de la diversité des activités de la maison: construction, immobilier, équipement et développemnt, services, sans oublier la communication avec TF1 et Ciby 2000.

@INTER:Au coeur, la base de données sur un serveur micro

@TEXTE:Au coeur du tableau de bard, la base de données One-Up, implantée sur un 486 avec trois disques (1Go et deux fois 320 Mo). Les contrôleurs de gestion assurent eux mêmes la saisie à partir des données provenant des sociétés du groupe. Un travail qui serait routinier s'il n'allait de concert avec la vérification et la mise en cohérence des chiffres. L'entretien est essentiellement mensuel, avec éventuellement des interventions plus rapides pour certaines informations importantes. Toutes les semaines en général pour les informations de base: commandes, chiffre d'affaires, résultats.

La mise à disposition des utilisateurs commence, le cas échéant, par un "info-flash", immédiatement signalé aux dirigeants par une icone particulière, un peu comme pour une messagerie. En permanence, les utilisateurs peuvent accéder à la base en fonction de leurs besoins d'information, réunion, déplacement sur un site étranger. C'est le volet "communication" de l'EIS. Il s'adresse aux dirigeants eux-mêmes. L'interface a été méticuleusement mise au point pour en permettre l'usage sans aucune notice papier ni formation. Elle concerne principalement les dirigeants, à commencer par Martin Bouygues lui-même, qui peut y accéder de son bureau mais aussi de son domicile.

Un résumé sur papier résume mensuellement tous les résultats, en 25 doubles pages correspondant aux grandes structures du groupe. De présentation dense, et identique pour les différentes structures, chaque double page comporte quelques courbes, les chiffres clés. Si nécessaire, il s'y ajoute des commentaires textuels rédigés par le contrôle de gestion.

Le volet "opérationnel", plus étoffé, permet une navigation plus complète dans les données détaillées, pour permettre, par exemple, l'analyse des écarts et l'explication de tel ou tel chiffre. Il vise une population plus proche du terrain opérationnel, ou les contrôleurs de gestion eux-mêmes. "Je ne suis pas partisan du dirigeant qui veut aller voir le détail de tel atelier", commente Thierry Marchand, mais le système le permet tout de même.

Enfin, un volet "conseil" se prête à la réalisation de rapports particuliers sur tel ou tel thème. On se rapproche de la PréAO (présentation assistée par ordinateur), avec insertion de messages textuels et, plus récemment, de photographies digitalisées (ce qui conduit à utiliser Windows dans cette entreprise fortement orientée OS/2). Première application: les conseils d'administration, où ces présentations bénéficient d'un système audiovisuel élaboré. Les dirigeants peuvent soigner la préparation de leurs interventions en répétant ses différentes phases sur le poste de travail de leur bureau.

@INTER:Autonomie du développement

@TEXTE:A partir des modules du progiciel, la totalité des développements se fait au sein de la direction Contrôle de gestion. La direction informatique ne fait que valider les choix techniques et garantir que les applications pourront prendre place sans problème dans l'architecture informatique du groupe.

Cette élaboration comporte un travail substantiel avec les outils liés au progiciel. Toutes les présentations graphiques, en particulier, doivent se faire sur mesure. N'est-ce pas un gaspiller le temps des contrôleurs de gestion que de leur faire faire ce travail d'informaticiens? Thierry Marchand y voit un avantage majeur: la parfaite continuité entre les besoins et les applicatifs. Il n'y a pas eu de surcoût explicite, car le développement s'est fait à effectif constant, les gains d'efficacité de l'outil compensant le temps passé. Pour alléger un peu la charge, des stagiaires (notamment de l'Institut de gestion de Rennes) contribuent à ces travaux. Mais la complexité croissante de la demande a conduit à l'embauche par la direction d'un ingénieur informatique (avec un bagage de gestion).

@INTER:Vers une diffusion plus large

@TEXTE:L'EIS du groupe Bouygues se limite à l'information financièr et de gestion interne. Il y adjoint l'organigramme des différentes entités du groupe. Mais il ne comporte pas d'information "externe", par exemple sur la Bourse, la concurrence ou la situation financière des entreprises partenaires. Ces prestations sont fournies par d'autres directions, notamment la direction financière, et avec d'autre systèmes d'information. Cela n'exclut pas une certaine intégration sur le poste de travail des utilisateurs, qui peuvent y accéder à partir de l'écran d'accueil d'OS/2.

Pour l'avenir, l'équipe travaille à un enrichissement progressif du volet "opérationnel" de l'EIS. Elle entend aussi le mettre à disposition d'une population d'utilisateurs de plus en plus large. Moyennant bien sûr une spécialisation appropriée des informations et une gestion adaptée des accès aux différentes parties de la base. Thierry Marchand en attend un dialogue renforcé avec les différentes entités du groupe. D'une part il mettra à leur disposition une inforamtion plus complète et les moyens d'y naviguer. D'autre part cette extension poussera à une saisie plus près de la source, allégeant un peu les tâches du contrôle de gestion groupe et assurant une encore meilleure homogénéité des données. @SIGNATURE:P.B.

@LEGENDE PHOTO:Derrière les icones, le béton, mais aussi les services et l'audiovisuel.

@ENCADRE TITRE: