@SURTITRE:MANAGEMENT DES COÛTS

@TITRE:Des "plans de progrès

pour réduire les coûts télécoms

@CHAPO:Pour réduire sa dépense télécoms, le groupe Total a joué la carte du semi-volontarisme. Pas de mesures coercitives, mais chaque entité doit s'engager sur des objectifs qu'elle se fixe elle-même.

@TEXTE:Les petits ruisseaux font les grandes rivières, y compris quand il s'agit de faire des économies! C'est tout le sens des "plans de progrès" mis en place dans le groupe Total pour réduire les coûts télécoms. Une opération fructueuse, puisqu'elle a permis en 1995 une réduction de 20 millions de francs des dépenses, sans bien sûr limiter la consommation des télécommunications. "Dans un groupe, il existe des gisements d'économie que l'on peut exploiter, à condition d'être systématique" constate Jean Nowakowski, General manager telecommunications & networks, DSI Groupe Total. Au lieu de se limiter aux grands postes de dépense et aux grandes filiales, il s'agit d'entraîner tout le monde dans une démarche de réduction des coûts et de le faire sur le maximum de postes, ce qui n'est pas toujours facile. Surtout dans un groupe international où les situations sont très différentes d'un pays à l'autre, d'une filiale à l'autre et où, bien sûr, chacun est soucieux de préserver son autonomie. Pas question, donc, de parachuter des grandes mesures uniformes, ni d'imposer unilatéralement des objectifs. La méthode retenue est donc plus souple, basée sur un semi-volontariat découlant d'un effort important de pédagogie et de persuasion ainsi que d'un "support"... au plus haut niveau. Elle s'appuie sur un certain nombre d'outils ou documents élaborés au niveau du groupe: guide d'auto-évaluation, catalogue d'action de progrès, grille d'élaboration du plan de progrès. "Pour que cela fonctionne bien, il faut que les intéressés s'approprient la méthode et s'engagent sur des objectifs qu'ils se sont eux-même fixés", explique Jean Nowakowski. Une démarche qui a bénéficié de l'appui de la direction générale.

@INTER:Première étape, connaître les coûts

@TEXTE:Avant de lancer la démarche, il fallait connaître les coûts télécoms du groupe. Une enquête a été effectuée dans la quasi-totalité des établissements et a porté sur l'ensemble des services de communication (téléphone, télécopie, modems, lignes spécialisées, transmission de données, télex, services à valeur ajoutée). Cette étape, compte-tenu du manque de connaissances télécoms des responsables locaux et de la dispersion des documents de référence (contrats, factures...) a pris six mois. Mais elle était indispensable. "Il n'y a pas de réduction des coûts télécoms sans connaissance préalable de ces coûts", rappelle le reponsable télécoms et réseaux, qui précise que, dans un groupe comptant quelques centaines de filiales dans des dizaines de pays différents, c'est peut-être le plus difficile. D'où la nécessité, dans un premier temps, d'identifier des "correspondants" et de se concentrer sur le gros des dépenses, c'est à dire la facture des opérateurs (75% de la dépense). Quitte à affiner ensuite, une fois que les différentes filiales sont sensibilisées à la question. Une réunion de lancement a été organisée pour motiver les 20 à 25 contrôleurs de gestion au niveau des branches qui devaient répercuter en cascade la démarche. Les informations provenant de plus de 150 filiales ont été ainsi consolidées.

@INTER:Deuxième étape: état de l'existant

@TEXTE:La deuxième étape est celle de l'analyse de l'existant. Son objectif est de permettre à chaque site de faire une évaluation de ses moyens télécoms selon des critères simples et de vérifier leur adéquation aux besoins. Un document d'auto-évaluation a donc été mis au point pour faciliter la tâche des responsables sur place et leur donner des repères. Il identifie notamment les fonctions "utiles" des équipements en place. "Il faut leur donner des outils pour qu'ils puissent réfléchir et agir même sils n'ont pas de connaissances particulières dans les télécommunications". A travers l'auto-analyse de l'existant, chaque filiale commence à se réapproprier la démarche qu'elle suivra à son rythme. C'est l'étape de la prise de conscience qui va permettre à chacun de proposer quelque chose.

Pour ne pas rester au niveau théorique, un catalogue répertoriant une trentaine d'actions de progrès a été établi. Il porte aussi bien sur l'optimisation des réseaux, équipements et services que sur les tarifs et négociations avec les opérateurs et l'utilisation de moyens télécoms. Il propose aussi des actions spécifiques à certains pays. Les actions proposées vont du simple bon sens (éviter les zones grisées dans les fax) à des solutions plus techniques (multiplexeurs voix-données) ou plus stratégiques (négocier avec son opérateur). Elles sont accompagnées d'une estimation des économies possibles et de conseils de mise en oeuvre. Libre à chacun de voir quelles actions peuvent facilement être mises en oeuvre ou sont particulièrement pertinentes chez lui.

@INTER:Troisième étape: les plans de progrès

@TEXTE:La troisième étape a consisté à demander à chaque filiale de "faire quelque chose". A elle de dire ce qu'elle va faire, sur quel montant cela porte et dans quel délai elle le fera. Une grille a été établie pour guider chaque responsable de site dans l'élaboration des plans de progrès à partir de l'état de l'existant et des actions de progrès. Un document final synthétise l'engagement budgétaire du responsable de site sur les actions qu'il compte entreprendre: action envisagée, montant concerné, réduction possible, responsable de l'action, délai de mise en oeuvre et coût de l'opération. La somme des engagements de différents responsables de site a permis une réduction de 7% de la dépense télécoms de Total, qui s'est ajoutée à la réduction de 7% obtenue simultanément en menant des négociations globales avec les opérateurs, sur plusieurs entités du groupe ou sur plusieurs pays. Pour 1996, de nouveaux plans de progrès ont été établis, avec à la clef de nouvelles économies.@SIGNATURE:SYLVIE HERIARD DUBREUIL

/////////////////////NOTE POUR LES CORRECTEURS:

IL NE FAUT PAS DE TRAIT D'UNION ENTRE HERIARD ET DUBREUIL.
MERCI DE SA PART

Pierre

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@LEGENDE ICONO:Jean Nowakowski : "Des gisements d'économies que l'on peut exploiter à condition d'être systématique"

//////////////le formulaire:

Le plan de progrès, un formulaire simple, fruit d'une démarche pédagogique très élaborée