@SURTITRE:GESTION DE L'INFORMATIQUE

@TITRE:Une comptabilit‚ analytique simple suffit … bien g‚rer les co-ts

@CHAPO:Un tableau de bord simple programm‚ sur un tableur et assorti de dossiers par application. Pas de bureaucratie ourde ni de codification compliqu‚e. Des investissements limit‚s, mais des r‚sultats significatifs.

@TEXTE:De nombreux facteurs incitent … suivre les co-ts informatiques: conjoncture ‚conomique difficile, chiffres d'affaire stables ou … la baisse, ralentissement des investissements industriels, ‚volution des budgets, comportement des utilisateurs et en particulier des directions financiŠres et des contr“leurs de gestion.

Mais faut-il mettre en place une bureaucratie co-teuse pour savoir ce que co-te l'informatique? Les directions informatiques sont perplexes. Elles s'interrogent sur les moyens n‚cessaires au calcul des co-ts informatiques, sur le sens de ces calculs comme du suivi des co-ts de revient, sur l'efficacit‚ de ces mesures.

@INTER:La comptabilit‚ analytique de l'informatique

@TEXTE:Ne confondons pas deux d‚marches diff‚rentes: la comptabilit‚ analytique et la facturation de l'informatique.

La comptabilit‚ analytique indique le co-t d'utilisation de chaque application: la paye a co-t‚ ce mois-ci 64 000 F, la comptabilit‚ 112 000 F. La connaissance de ces co-ts servira … leur r‚duction progressive. Les co-ts doivent grouper tout ce qui concerne une application donn‚e: exploitation, t‚l‚communications, assistance, ‚tudes, maintenance, consommations, frais g‚n‚raux.

La ventilation des factures et des autres co-ts sur les diff‚rents centres de frais constitue la m‚thode la plus courante de comptabilit‚ analytique. Mais l'emploi de co-ts standards par centres de frais s'avŠre plus int‚ressant. Les prix de revient peuvent alors se calculer sans avoir … attendre les derniŠres factures et leur r‚partition. Ils exigent par contre des mesures d'activit‚ des diff‚rentes unit‚s du service informatique, et de bonne qualit‚. L'activit‚ des ‚tudes ou de l'exploitation se mesurent ais‚ment par application. Mais les co-ts systŠmes et le r‚seau?

Plus que des co-ts par centres de frais (‚tudes, exploitation), il s'agit d'appr‚cier les d‚penses par application, par projet et par utilisateur. Ces analyses exigent essentiellement des mesures de qualit‚ des flux d'activit‚ de l'exploitation et des ‚tudes.

@INTER:La rentabilit‚ du suivi des co-ts

@TEXTE:Le seul fait de mettre en place un systŠme de contr“le des co-ts se traduit g‚n‚ralement par une r‚duction des d‚penses de l'ordre de 10%. Il suffit de constater le co-t de telle application pour que l'on d‚cide de supprimer ou de modifier certaines traitements. La d‚marche vise alors … syst‚matiser ces comportements.

Tous les mois, un tableau de bord suit les principales applications. Il fournit quelques chiffres cl‚s: flux de transactions (par exemple: nombre de commandes saisies), importance des ‚ditions (nombre de lignes imprim‚es), co-t de ces traitements, co-t moyen par commande saisie, taux d'erreurs.

Une dizaine d'indicateurs suffisent pour une application moyenne. On se fixe des objectifs, et le tableau de bord mesure la distance entre l'objectif et la r‚alit‚. L'efficacit‚ appelle des r‚unions p‚riodiques pour l'analyse de ces ‚carts.

Deux types d'action permettent d'aller plus loin dans l'analyse. L'‚chenillage, ou travail des co-ts. Cet examen p‚riodique de toutes les d‚penses vise … trouver des solutions moins co-teuses et plus efficaces. Les co-ts s'analysent par sous-fonction, voire par transaction et par ‚tat. L'efficacit‚ exige un examen conjoint par les informaticiens et les utilisateurs. Cette analyse conduit … des gains de 3 … 5% par an. Chiffre faible, mais qui prennent de l'importance sur la longue p‚riode. Sur dix ans, les co-ts peuvent baisser de 25 … 40%.

La refonte de l'application s'impose quand l'‚chenillage, au bout d'un certain temps, trouve ses limites. La simple r‚‚criture de l'application, en conservant les mˆmes fonctionnalit‚s, permet de r‚duire des co-ts du tiers ou mˆme de la moiti‚. Un changement de mat‚riel pour profiter d'une gamme plus avantageuse, de mˆme que le recours aux progiciels, permet d'esp‚rer une baisse de moiti‚, et parfois plus.

Cette gestion exige un dispositif de suivi p‚riodique des d‚penses. Le meilleur reste une comptabilit‚ analytique de l'informatique.

@INTER:Une solution efficace … condition d'ˆtre raisonnable

@TEXTE:Un bon systŠme de suivi des co-ts reste simple, se limite … quelques mesures, et s'appuie sur des dossiers par application.

Plus le plan de compte va dans le d‚tail, plus il rebute le personnel par des codifications fastidieuses, dont la charge repose principalement sur les informaticiens. Eux seuls savent dans quelle application fonctionne un programme donn‚ et combien de temps chacun consacre, chaque semaine, … ce traitement. Si les codifications s'alourdissent, les chiffres seront "bidonn‚s" et les r‚sultats des calculs douteux. La qualit‚ des calculs d‚pend de la qualit‚ des mesures.

Les mesures se regroupent sur un tableau de bord p‚riodique. Il donne une vision instantan‚e et fait apparaŒtre la distance par rapport aux objectifs. Un service informatique de taille moyenne, doit suivre de cinq … dix centres de frais et identifier au plus une vingtaine d'applications. Les outils de base du management doivent en fournir une grande partie, en s'assurant qu'ils donnent l'information sous la forme souhait‚e.

Pour appr‚cier l'‚volution dans le temps, des dossiers par application rassemblent les mesures d'activit‚, les co-ts de revient d'exploitation et d'‚tudes. Ils orientent les d‚cisions relatives … chaque application.

Nombre d'entreprises d‚veloppent des applications complŠtes de gestion de leur informatique. Double erreur! D'abord en raison des co-ts et des d‚lais de r‚alisation. Ensuite et surtout par le risque de rigidit‚ et de contraintes.

Le tableur doit suffire, comme pour un grand nombre d'applications du contr“le de gestion. Sa programmation ne devrait pas demander plus d'une demi-journ‚e, et son utilisation quelques heures de travail par moi. Si l'on a bien mont‚ le systŠme et mis en place des standards, cet outil se r‚sume en effet … une s‚rie de tableaux enchaŒn‚s.

Le suivi des d‚penses doit se limiter … une simple imputation des factures, salaires et amortissements par centres de frais. Mais chaque application se voit imputer les co-ts directs, par exemple les achats d'imprim‚s sp‚cifiques, les sous-traitances de traitement ou de d‚veloppement. Toutes les autres d‚penses se traitent comme des charges indirectes.

G‚n‚ralement, une p‚riodicit‚ trimestrielle (ou semestrielle) suffit pour la r‚partition, de fa‡on … v‚rifier que les standards ne d‚rivent pas trop par rapport aux co-ts unitaires r‚els.

@INTER:Connaissez-vous une autre m‚thode?

@TEXTE:Certains services informatiques ont d‚velopp‚ une v‚ritable bureaucratie autour de la comptabilit‚ analytique. L'exp‚rience montre pourtant qu'un systŠme simple et peu co-teux de suivi des co-ts donne les renseignements n‚cessaires. Les m‚thodes classiques de la comptabilit‚ analytique s'appliquent sans difficult‚.

Comme toutes les activit‚s … co-ts fixes importants, le principe des co-ts unitaires par activit‚ garde un peu d'arbitraire, surtout en cas de sous-activit‚ importante... mais cette situation est exceptionnelle. La comptabilit‚ analytique n'est peut-ˆtre pas la m‚thode absolument id‚ale pour r‚duire les co-ts informatiques. Mais en connaissez-vous une autre? L'exp‚rience montre que ce type de d‚marche conduit … des gains significatifs au prix d'investissements limit‚s. Seule la mesure des co-ts informatiques permet de les maŒtriser et donc de les r‚duire. Encore faut-il le vouloir!

@SIGNATURE:CLAUDE SALZMAN, vice-pr‚sident de l'Afai (Association fran‡aise

note sur le Pact Group

@ENCADRE TITRE:COMPTABILITE ET FACTURATION

@ENCADRE TEXTE:La facturaton aux utilisateurs ne se confond avec la comptabilit‚ analytique ni par ses objectifs, ni par ses unit‚s de mesure.

La facturation d‚termine le montant d- par chaque utilisateur. Chaque fois qu'il demande un traitement, saisit une commande ou consulte un compte, il d‚clenche des d‚penses. Ce calcul exige une organisation de l'entreprise en centres de profit, avec un compte d'exploitation pour chaque utilisateur. Il int‚resse surtout les grandes entreprises … divisions multiples.

Les rŠgles de facturation, claires et compr‚hensibles, doivent se faire accepter par les utilisateurs. Donc s'appuyer sur des bases incontestables, facilement v‚rifiables par les utilisateurs, exprim‚es dans des unit‚s significatives pour eux. Un directeur du marketing pr‚fŠre se voir facturer des terminaux, des commandes saisies et des pages d'analyse marketing plut“t que des secondes CPU et des I/O disques.