@SURTITRE:GESTION DES DEVELOPPEMENTS

@TITRE:La documentation dans

le "cycle de vie" des applications

@CHAPO:Face aux risques fiscaux et commerciaux d'une documentation insuffisante, l'Afai propose une approche méthodique des outils documentaires mis à la disposition des informaticiens et des utilisateurs.

@TEXTE:Qui parle encore de documentation des applications? Le thème semble passé de mode, au profit de l'objet ou du client-serveur. Mais l'Afai veille. L'Association française de l'audit et du conseil informatique, peu sensible aux vagues médiatiques, vient de publier une version II de son étude "Documentation des systèmes d'information". (*)

@INTER:Des menaces réelles en cas de défaillance

@TEXTE:Non sans raisons! Le fisc, d'une part, applique maintenant sur le terrain la loi de finances pour 1990. Un texte particulièrement contraignant: "... la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements doit être conservée jusqu'à l'expiration de la troisième année...". Et s'applique non seulement à la comptabilité mais à toutes les applications qui y concourent directement ou indirectement.

Par ailleurs, les normes de qualité ISO 9000 sensibilisent les entreprises à la mise au point et à l'entretien permanent d'une documentation complète sur les activités de l'entreprise. Pour garantir en particulier la "traçabilité", qui permet de remonter des incidents à leurs causes. Une préoccupation analogue à celle des auditeurs avec leur "chemin d'audit" conduisant aux racines de tout chiffre comptable.

Résumons ici les points-clés de cette étude de 60 pages denses, qui part des principes pour aller jusqu'aux détails de mise en oeuvre.

@INTER:La documentation dans le cycle de vie

@TEXTE:Toutes les méthodes informatiques s'appuient sur le "cycle de vie" des applications et des projets, depuis la définition de leurs objectifs jusqu'à leur mise en production et à leur maintenance. L'étude Afai implante la documentation dans ce cycle, et l'organise en 18 fiches (voir schéma), définies chacune dans son contenu, ses acteurs, ses dates de début et de fin, son plan type et son support.

Originale, la structure choisie ne fait venir le cahier des charges qu'en sixième production, après des présentations générales et une fiche d'organisation du projet. Cette dernière, en particulier, définit les tâches mais aussi les structures humaines: organigramme, rôle des différents organes, indication des responsables.

Une fiche "proposition et contrat" suit immédiatement le cahier des charges. Elle traduit bien l'évolution des esprits dans les entreprises. Hier, une fois défini la tâche et l'équipe chargée de l'accompli, tout était dit. Aujourd'hui, la sous-traitance vient d'emblée à l'esprit. Et, même si toute la réalisation reste au sein de l'entreprise, on prend soin de distinguer maître d'oeuvre et maître d'ouvrage. Le plan d'assurance qualité vient juste après.

Les fiches suivantes retrouvent les classiques de l'informatique: étude détaillée, analyse technique (on aurait dit hier, "organique"), tests. Un bilan de fin de projet conclut la série des fiches, après un ensemble de manuels, qui constituent la documentation au sens traditionnel.

@INTER:A chaque acteur sa documentation

@TEXTE:La documentation proprement dite s'organise en cinq outils: manuel d'installation, manuel d'exploitation, manuel d'utilisation, support de formation, manuel de procédures. Ce dernier fait, plus les autres, penser aux normes de qualité ISO 9000. Il "permet au lecteur de situer son rôle dans l'organisation de l'entreprise et d'identifier les procédures qui le concernent:

- le contexte (objectifs et enjeux du système d'information, choix d'organisation retenus, éventuellement commentaires sur la méthode d'identification des procédures),

- les responsabilités des acteurs (description synthétique des responsabilités de chaque acteur),

- table des matières "commentées" des procédures (acteurs et entités concernés, références, état des mises à jour).

Bref, assez classique dans ses principes, l'étude Afai devrait aider les maîtres d'ouvrage, mais aussi les maîtres d'oeuvre et les chefs de projet, à ne rien oublier dans la construction d'un arsenal documentaire robuste. @SIGNATURE:P.B.

(*) Le groupe de travail qui l'a rédigée était présidé par Serge Yablonsky (société SYC), déjà animateur du groupe pour la précédente version. Ont participé à cette étude: Jérôme Argentin (Cabinet René Mazars), Yann Breban (Cabinet Bensoussan), Didier Chambard (XP Conseil), Brice Démogé (SVGM), Jérôme Maes (Cegos), Gérard Molines (Cobrew) et Martin Richer (Oracle).

@LEGENDE PHOTO:Selon les phases du cycle de vie, la documentation doit se présenter sous une forme appropriée. Le papier reste souvent la solution la plus pratique, sinon la seule praticable. (Document Sidexa).

@ENCADRE TITRE:Les critères de qualité de la documentation

@ENCADRE TEXTE:

- Critères de conformité: pertinence, intégrité, évolutivité et maintenabilité, sécurité, auditabilité.

- Critères d'efficacité: sélectivité, cohérence, clarté, disponibilité.

- Critères de sécurité (au regard du contrôle interne): protection des actifs, fiabilité des informations, respect de la politique de la direction, amélioration des performances et de l'efficacité opérationnelle.

////////////SOUS PAPIER

@TITRE:Internet et CD-Rom...

mais aussi du papier

@TEXTE:L'Afai maintient une tradition de bon sens et de réalisme plus que d'innovation au goût du jour. A un "auditeur", l'entreprise demande avant fiabilité et sens de la durée. On ne s'étonnera donc pas que l'étude ne fasse qu'une place minime aux outils documentaires nouveaux, qui prennent une place croissante dans la panoplie des développeurs comme des utilisateurs.

Une partie de la documentation et des aides à la formation se trouve désormais incorporée au produit lui-même. Jacques Sassoon (Crédit agricole de Franche-Comté), vise le "zéro formation", par exemple. Les outils de développement (Visual C++ par exemple) sont livrés sur un CD-Rom. Il comporte aussi bien les compilateurs et l'environnement de développement qu'une aide en ligne étoffée, des exemples et une abondante bibliothèque, qui reprend l'ensemble des manuels de C et C++. Microsoft diffuse aussi périodiquement des CD-Rom porteurs de documentation aussi bien que des pilotes de périphériques et autres aides.

Parallèlement, les "hot lines" se complètent de plus en plus par des serveurs Internet ou Compuserve. Les constructeurs et éditeurs y mettent à disposition de leurs clients le même type de documentation et d'aides. Mais le retour en temps réel des problèmes rencontrés sur le terrain permet de donner à tous les utilisateurs concernées des réponses rapides. Depuis le "patch" qui corrige les dernières bogues signalées jusqu'au message amical des grands experts. Aucune autre solution technique ne pourrait apporter ce type de dialogue et de réponse.

L'étude Afai ne se limite cependant pas au papier. Selon les phases, elle conseille les supports visuels et les "supports numériques" pour une bonne part des documents. Il faut dire, d'ailleurs, que l'Afaq (Association française pour l'assurance et la qualité), chargée de la certification de conformité aux normes IS0 9000, ne connaît aussi que le papier. Les auditeurs, c'est normal, marchent d'un pas de sénateur. Bien des informaticiens ne s'en plaindront pas, d'ailleurs.

//////////Autre sous-papier

@TITRE:PENSER AU LONG TERME

@TEXTE:Les exigences du fisc en matière de documentation peuvent agacer les entreprises. Elles ont le mérite d'attirer l'attention sur le problème, plus général, de l'archivage à long terme. Or les informaticiens ne pensent souvent qu'aux sauvegardes.

La numérisation progressive des documents de gestion devrait s'accompagner d'un travail méthodique sur la conservation des données à long terme. Les délais légaux atteignent souvent dix ou trente ans. De plus, les données, et plus encore les connaissances, constituent un patrimoine qui s'enrichit avec la durée.

Les coûts de cette conservation ne devraient avoir rien de dissuasif. A la différence du papier, les supports magnétiques prennent peu de place. Encore faut-il avoir organisé à temps la sélection des informations à archiver. Et les outils documentaires qui permettront de les exploiter indéfiniment. Le texte et les images numérisées posent relativement peu de problèmes, car les formats d'enregistrement sont peu nombreux. En revanche, les données venant d'applications de gestion peuvent devenir totalement incompréhensibles si l'on n'a pas un minimum d'information sur leurs structures physiques et logiques.

Mais comment se motiver pour ces tâches de bénédictin quand tout pousse aujourd'hui l'entreprise à sacraliser le court terme et la réactivité?