@SURTITRE:DANIEL BRETONES, DB Conseil

@TITRE:Choisir les bons outils de groupware

@CHAPO:Pour améliorer la productivité des groupes, les outils se diversifient. Leur choix dépend de la culture de l'entreprise et de la personnalité des participants.

@INTERVIEW QUESTION:Le groupware est à la mode, et tend à se résumer à un produit, Notes, considéré comme le standard du marché. Confirmez-vous cette orientation?

@INTERVIEW REPONSE:DANIEL BRETONES. Le plus grand tort que l'on peut faire au groupware, c'est d'en faire pour en faire. Je me bats contre les projets de déploiement massif a priori. Et appuyés sur un seul outil comme si cela allait de soi. En fait, il faut commencer par des sujets, des projets, qui nécessitent vraiment des outils de travail de groupe. La diversité des outils actuellement disponibles sur le marché permet de mettre au point des solutions adaptées aux besoins de chaque entreprise en intégrant les différents types d'outils.

Les outils synchrones, d'une part, mettent tous les membres du groupe en synchronisme. Ils commencent avec le téléphone mobile ou l'ordinateur portatif connecté pour le dialogue en ligne. Ils s'étoffent avec la visioconférence, aujourd'hui abordable avec une petite caméra placé sur le PC et une ligne Numéris. Sans oublier l'audio-conférence, encore très pratiquée dans certains milieux.

Parmi les solutions les plus récentes, citons Vineyard (de Data Fellows, diffusé en France par Métateam. Ce produit, orienté vers la gestion de projets et de contacts, se sert du graphisme pour représenter les relations entre les personnes, les projets et leurs outils bureautiques (voir exemple d'écran ci-joint). Avec Group support for Windows (de Ventana Corporation), les réunions du groupe sont assistées par ordinateur et chaque membre du groupe dispose d'un PC connecté. Les contributions sont projetées sur un écran commun. Chaque participant peut exprimer ses idées, sous forme de votes ou de textes courts. Ces interventions restent en général anonymes, car cela débloque les initiatives, qui autrement n'oseraient s'exprimer pour des raisons de prudence, de respect hiérarchique. Mais on peut se passer de cet anonymat si cela convient au tempérament du groupe. Les gains de temps par rapport aux réunions traditionnelles sont de l'ordre de 30 à 50%, et plus encore dans le cadre de la gestion de projets.

Les outils asynchrones, d'autre part, n'établissent pas de connexion en temps réel. Les plus courant sont la messagerie, les forums conversationnels, les bases de référence documentaires et les outils de circulation de formulaires, se rapprochant du workflow. Des outils intégrés comme Notes se voient aujourd'hui concurrencés par des produits plus légers comme Collabra (de Netscape) et Conference+ (de Mesa), Vineyard (Data Fellowss) ou l'offre groupware de Novell.

Pour le mode synchrone, des outils intéressants viennent d'apparaître. Par exemple Group support for Windows, de Ventana. Chaque membre du groupe dispose d'un PC connecté. Il peut exprimer ses idées, sous forme de votes ou de textes courts. Ces interventions restent en général anonymes, car cela débloque les initiatives, qui autrement n'oseraient s'exprimer pour des raisons de prudence, de respect hiérarchique...

@INTERVIEW QUESTION:Comment choisir et lancer des projets qui aient des chances de réussir?

@INTERVIEW REPONSE:D.B. Les futurs utilisateurs ne peuvent se rendre compte des potentialités de ces produits tant qu'ils ne les ont pas pratiqués. Une salle de réunion assistée, par exemple. Je fonctionne en partenariat avec d'autres petites structures, par exemple pour la visioconférence et la réunion assistée. Au début de l'année prochaine, j'aurai une salle de démonstration. Il faut s'assurer de la fiabilité du produit comme des infrastructures informatiques et télécommunications de l'entreprise: l'informatique ici n'a pas de droit à l'erreur. Si l'utilisateur bute trop souvent sur des problèmes de connectique, il se décourage.

Mais il faut surtout évaluer la culture de l'entreprise ou des domaines où l'on envisage d'implanter de tels outils. L'expérience m'a appris que la greffe ne prend pas toujours. Sur vingt groupes que j'avais lancé dans une grande entreprise, treize ont eu des résultats positifs, sept ont arrêté en cours de route. Car l'outil dérangeait leur processus de travail.

En France, nous travaillons surtout en équipes traditionnelles: au sein d'un département fonctionnel, et regroupés sur un même plateau, des collaborateurs sont rattachés hiérarchiquement à un chef d'équipe. Dans ce cas, les outils de groupware apportent peu: plutôt que de mettre un message dans le forum électronique, les participants iront passer la tête par la porte de leur voisin.

La mode est aujourd'hui à la réingénierie des processus, à l'aplatissement des structures. On veut donner plus d'intelligence aux personnels en contact avec le client, mettre à leur disposition des moyens de décision et d'action. Le mode hiérarchique répond mal à ces exigences. Elles réhabilitent donc les groupes transversaux et multifonctionnels, pour mieux répondre à la demande des clients. En termes de qualité mais aussi de délais. Et les outils du groupware retrouvent toute leur utilité. Il ne peut y avoir de groupware véritable, surtout en mode synchrone, sans une culture de fond qui comporte des valeurs de partage. Chacun doit croire, et avoir validé par l'expérience, qu'en mettant ses idées sur la table il va faire avancer les choses.

@INTERVIEW QUESTION:Comment évaluer la culture d'entreprise, la capacité d'un groupe à utiliser les outils de groupware?

@INTERVIEW REPONSE:D.B. Il faut commencer par voir comment fonctionne le groupe et autour de lui l'entreprise. Par exemple comment fonctionne le circuit des papiers: comment circule une note de service, qui la diffuse, qui la lit et ne la lit pas. Si elle est distribuée sous forme électronique, est-elle obligatoirement suivie d'une version papier?

Ensuite, je fais réagir les membres du groupe sur une dizaine d'affirmations. Cela leur permet d'avoir une perception collective du groupe, parce qu'ils commentent mutuellement leurs perceptions. Le groupe se donne une première vision de lui-même. Différents tests peuvent se pratiquer avec un papier et un crayon.

Mais il y a maintenant des logiciels d'auto-évaluation (à base d'une soixantaine de questions), comme Dialecho (de PerformanseSA). L'individu prend conscience de ses comportements, de ses motivations et aspirations. Il peut ensuite, avec un autre questionnaire, se voir évaluer par un autre, le chef de groupe ou pris au hasard. La comparaison entre l'image de soi et l'image perçue par les autres fait progresser la discussion. Enfin, un outil comme Projéquip (de la même société), offre une agrégation des profils individuels. On apprécie alors la cohérence (rationnelle) et la cohésion (émotionnelle) du groupe. Ce type d'outils fonctionne bien dans les équipes sportives mais aussi les équipes de projets.

L'expérience donne aussi des orientations générales. Par exemple, les entreprises qui ont beaucoup travaillé sur les procédures, mis au point des manuels de procédures, etc., intègrent assez bien les outils lourds de groupware. Les pays latins ont plus de mal à travailler en groupe et à utiliser les outils formalisés que les pays anglo-saxons, ou que le Japon, terrain d'élection des produits de groupware.

Enfin, des outils comme CDCF ("Cahier des charges vraiment fonctionnel" de TDC) aident à converger vers une bonne solution, bien qu'ils n'aient pas été faits spécialement pour le groupware. Il y a intérêt à cibler sur des projets plutôt que sur des structures permanente, car le besoin sinon le désir de communiquer s'y manifestent plus nettement. Et viser des résultats rapides, mesurables au bout de six mois. Montrer par exemple qu'un groupe peut désormais faire en une journée ce qui en demandait trois auparavant. Sortir de la salle le soir avec un engagement des gens sur les options, les actions, un premier calendrier de démarrage des actions. Cela suppose une culture d'entreprise qui donne aux équipes ainsi réunies le pouvoir et le moyen de s'exprimer et de faire des choix, et ensuite les moyens et les délégations d'autorité nécessaires pour les mettre en application. Le groupware n'a de sens que s'il augmente la productivité des groupes.@SIGNATURE:Propos recueillis par Pierre Berger

@LEGENDE PHOTO:Daniel Bretones: "Pas de groupware valable sans une culture qui valorise le partage"

@LEGENDE DOCUMENT:Faire progresser en visualisant son processus de travail (Ici un projet du réseau Archimède, avec le produit Vineyard).