@DOMAINE:GROUPWARE SOUS INTRANET

@ST OUV:De l'information au document

@T RUB1:Nouveaux projets, nouvelle culture

@CHAPO:La mise en oeuvre des applications de travail en groupe (groupware) et de partage de l'information (messagerie ou Intranet) doit s'inscrire dans des projets. Leur conduite n'a rien à voir avec l'informatique classique.

@TEXTE:Un DSI qui mènerait un projet de "travail en groupe" comme n'importe quel autre projet informatique irait droit au mur. Le succès exige sa complicité avec la direction générale (voire le président de l'entreprise) et les utilisateurs eux-mêmes. "Je ne suis plus directeur informatique mais en fait un directeur marketing de l'information", constate Jean-Pierre Corniou, directeur des systèmes et technologies de l'information de Sollac (groupe Usinor Sacilor).

Au Comité International de la Croix-Rouge (CICR), la DSI doit en revanche redoubler d'efforts pour convaincre une direction traditionnellement réfractaire à l'informatique en général et la communication horizontale de documents non structurés en particulier. La faible implication du management genevois est ressentie pour l'instant comme un demi-échec. Et, pour Laurent Decory, responsable du développement informatique de Rhône-Poulenc, "le directeur général doit utiliser lui-même un Intranet si l'on souhaite que les projets d'Intranet aient des chances de se généraliser à l'entreprise".

Contrairement à une application bureautique classique, cette nouvelle génération de projets relève d'un véritable défi culturel. "Le groupware est un cocktail comprenant un tiers d'informatique, un tiers d'organisation et un tiers de management", indique David Burckhardt, directeur des systèmes d'information du CICR (Genève). Les informaticiens, qui ne sont pas forcément plus informatisés que les autres, doivent eux-aussi donner l'exemple en jouant les "cobayes" comme c'est le cas chez Sollac. "Ce n'est pas de la démagogie pour le DSI de le casque et les chaussures de sécurité pour aller voir comment évolue un projet de groupware ou d'Intranet sur le terrain", indique Jean-Pierre Corniou. Le climat de travail change et cela donne plus de crédibilité au projet de groupware ou d'Intranet. Les américains disent "use what you sell, sell what you use"...

@INTER:Commencer par de petites applications "jetables"

@TEXTE:Avant de parler de documents, il faut lancer la messagerie électronique (voir encadré). On peut ensuite aller plus loin. Sollac s'est lancée, au début de 1994, dans un projet de longue haleine (depuis début 1994) pour la communication électronique de documents.Il ne s'agit pas données: l'information est à 90 % non structurée. Et n'est pas du ressort de l'informatique. Il y a “ désintermédiation ” et dématérialisation des documents, l'informatique étant là pour apporter le 'juste assez' technologique".

"Il faut commencer petit, par niches ou par pilotes ne demandant que des développements de petite taille, éventuellement jetables après quelques mois", explique Laurent Decory chez Rhône-Poulenc dont l'Intranet n'est accessible pour l'instant que d'une dizaine de personnes. Les applications ont pour finalité de limiter les catalogues et les formulaires papier.

Au Comité International de la Croix-Rouge, l'introduction de Notes a été faite de façon intuitive depuis 18 mois. "C'est en marche. La démarche inductive que nous avons est comparable à une 'contamination' progressive", estime David Burckhardt. L'AFP et Reuter fournissent les dépêches sous format Notes, tandis les délégués rentrant de mission commencent à écrire "à froid" sur Notes les "rédactions d'objectifs". Les économies de papier se mesurent en palettes et les rapports sont rédigés en trois jours au lieu de trente.

Ce développement itératif permet d'être à l'écoute des individus. Et de limiter les coûts. Les projets passent du mode conversationnel au "document-message", autrement dit du temps réel aux messages asynchrones (texte, son, image, vidéo...). Mieux vaut parler d' "armoire électronique" que de serveur (voir encadré).

@INTER:A nouveaux projets, nouvelle culture hiérarchique

@TEXTE:Le projet groupware doit être animé d'un objectif culturel. La généralisation du gestionnaire de documents PC Docs (de l'éditeur du même nom) a eu chez Sollac un impact culturel et organisationnel.Il s'agit de passer d'une culture individualiste à une culture collective. Le groupe de travail doit cependant préexister, l'Intranet et le groupware n'étant là que compléter les échanges existants (réunions, échanges téléphoniques...).

Chez Bouygues, les conducteurs de travaux, équipés de portables connectables (30 % des postes de travail), suivent maintenant chacun jusqu'à cinq chantiers en même temps. "Alors que l'école nous a appris à ne pas copier sur son voisin, il faut au contraire dans l'entreprise encourager le couper-coller pour favoriser l'échange", explique Jean-Pierre Corniou (dont la femme est d'ailleurs institutrice). Pour inciter le personnel à cela, il faut le laisser venir à l'outil en le diffusant "gratuitement" dans l'entreprise. La frustration de ne pas avoir la même chose que son collègue crée le désir de l'obtenir... Le changement s'opère d'une culture passive de réception d'informations à une recherche volontariste. "Créer le besoin, c'est investir du temps pour convaincre, former et amener les utilisateurs à prendre en main l'outil. C'est aussi éviter l'exclusion numérique dans l'entreprise. L'autonomie d'accès à l'information suppose une nouvelle forme d'animation et de formation. Les salariés et encore plus les cadres doivent prendre la responsabilité d'aller chercher l'information plutôt que de la subir en recevant une cinquantaine de messages à dépouiller chaque matin !", explique Laurent Decory. Il ne faut pas que le bénéfice du groupware reste réservé à quelques initiés", estime David Burckhardt à la Comité International de la Croix-Rouge.Le CICR joue aussi sur le "Pourquoi eux et pas nous ?". L'information n'est plus distribuée mais devient disponible, une façon de passer du flux poussé au flux tiré!

@SIGNATURE:Charles de Laubier

@ST ENCA:PROGRESSIVITE

@T ENCA2:La messagerie comme ballon-sonde

@TEXTE ENCA:Il faut lancer la messagerie électronique. Si son usage échoue, le terrain n'est pas favorable au groupware, ni à l'Intranet. "Comme la baleine qui secrète une fine pellicule huileuse pour atténuer les trop fortes vagues, il faut procéder de la même manière pour éviter les turbulences de l'informatique", raconte Jean-Pierre Corniou. Le nombre de boîte aux lettres chez Sollac est passé ces dernières semaines à 14 000. La messagerie Mémo est entrée dans la culture de l'entreprise.

Pourtant peu d'entreprises acceptent de passer massivement à la

messagerie. Car elle touche à l'organisation du travail et aux

rapports hiérarchiques classiques. "La notion de messagerie

électronique était vide de sens pour beaucoup d'employés qu'il a

fallu former", reconnaît Stéphan Landre, chef du service

informatique de Bouygues Territoire Centre (Dalla Vera). La

messagerie électronique s'est finalement imposée d'elle même chez

le géant du bâtiment dès lors qu'une masse critique

d'utilisateurs a été atteinte (soit 120 boîtes sur 200 postes de

travail). Pour Rhône-Poulenc aussi, la messagerie électronique

(25 000 Bal relevant du domaine RP.FR) doit trouver son

prolongement dans un Intranet ou un Extranet. A condition

d'harmoniser l'outil (ms-exchange remplacera progressivement les

cc :mail, ms-mail et autres teamlinks).

@ST ENCA:Vocabulaire

@T ENCA2:Armoires électroniques

pour documents non structurés

@TEXTE ENCA:Plutôt que de serveurs ou de systèmes de bases de données, les projets parlent plus volontiers d'"armoire électronique" ou de "container", dans lesquels est stockée l'information accessible par l'ensemble du personnel.

Rhône-Poulenc parle de "bibliothèque électronique" baptisée @Mezanine. Bouyques a mis en place une "armoire à plans" renfermant les documents techniques réalisés en Autocad mais lu de tous par Acrobat. Pour que tout le monde puisse avoir accès aux documents dans le l'entreprise, le choix d'un "format pivot" s'impose (PDF, SGML, HTML...).

Rhône-Poulenc s'est même fait faire un développement spécifique capable de transcoder tous documents binaires mieux que ne le fait Mime par exemple sur Internet. Quant aux pages d'accueil du futur Intranet de Bouygues, elles seront transcrites en HTML au fil de l'eau, à partir de Notes existant, grâce au moteur Domino.

@LEGENDE:

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Sollac, accueil à l'intranet style "web"

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Rhone-Poulenc, accueil intranet type "table des matières"

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Bouygues, accès "menu" à Lotus Notes